プライバシーポリシー


公益社団法人日本動物病院協会 個人情報保護規則

第1章 総則


第1条(目的)
本規則は、当協会における個人情報の取扱いを定め、その適正管理および適切な保護を図ることを目的とする。
第2条(適用範囲)
協会内外を問わず、役職員が個人情報を取り扱う場合に適用する。

第3条(定義)
この規則で用いる用語は以下の通りとする。
  1. 個人情報
    個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)。
  2. 個人データ
    個人情報の内、特定の個人情報を、PC等を用いて検索することができるように体系的に構成したもの、および特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの。
  3. 保有個人データ
    個人データの内、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止および消去を行なうことのできる権限を有する個人データ。
  4. 情報主体
    一定の情報によって識別される、または識別されうる個人情報の主体たる個人そのもの。
  5. 統括管理者
    第17条に定める個人情報統括管理者を指し、協会内における個人情報の収集または利用の業務に関する責任者をいう。
  6. コンプライアンス・プログラム
    方針、体制、規則、計画書、手順書、マニュアル、記録など、協会で保有する個人情報を保護するための協会内の仕組みすべて。
  7. 収集
    当協会が情報主体から直接または間接に個人情報を得ることおよび一般に公開されている情報から個人情報を得ること。

第2章 個人情報の収集


第4条(収集範囲の制限)
個人情報の収集は、第8条に掲げる利用目的の達成に必要な限度内において行なうものとする。

第5条(収集方法の制限)
個人情報の収集は、適法かつ公正な手段によって行なわなければならない。


第3章 個人情報の取扱い


第6条(個人情報の取扱いに関する従事者の責務)
個人情報の収集および利用に従事する者は、法令の規定または当協会の規則あるいは統括管理者が指示した事項等、コンプライアンス・プログラムに従い、個人情報の秘密の保持に十分な注意を払いつつその業務を行なわなければならない。
2. 個人情報の収集および利用に従事する者は、事故およびコンプライアンス・プログラム違反を見つけた場合には、速やかに統括管理者に報告しなければならない。

第7条(罰則)
職員がコンプライアンス・プログラムに違反した場合には、就業規則第7章(表彰、制裁)および退職金規則3条、4条、9条の規程を適用する。


第4章 個人情報の利用


第8条(個人情報の利用目的)
当協会の保有個人データは、以下に掲げる利用目的にのみ使用することとする。
  1. 個人の特定
  2. 個人の属性の統計的調査
  3. 関連情報の配布
2. 前項の関連情報とは以下に掲げるものをいう。
  1. 協会の運営に関する情報
  2. 協会の活動・事業に関する情報
  3. 協会の財務に関する情報
  4. 賛助会員の事業内容に関する情報
  5. 関連する業界の情報
  6. 理事会が協会運営、事業執行等に必要と判断した、会員および個人への協力依頼に関する情報
  7. その他理事会が会員および個人にとって有益と判断した情報
3. 当協会への入会申込書には以下の趣旨の文章を表示し、入会を希望する個人に対し、個人情報の利用目的を明示しなければならない。
  1. 入会申込書記載情報は、会員の特定および情報提供の目的のみに使用し、協会外に提供することはないこと。ただし、正会員については当協会の開設するホームページに病院名、病院所在地、電話番号を掲載すること。
  2. アンケート欄記載情報は、統計処理した結果のみを協会運営に利用し、個人情報の利用ならびに協会外に提供することはないこと。
第9条(利用範囲の制限)
個人情報の利用は、第8条各項に定める利用目的の範囲内で行なうものとし、その範囲を超えてこれを取扱ってはならない。
万一、収集目的の範囲を超えて個人情報の利用を行なう場合は、新たな利用の範囲について、あらかじめ情報主体の同意を得、または利用より前の時点で情報主体に拒絶の機会を与える等、情報主体による事前の了解の下に行なうものとする。ただし、法令等に別途定めがある場合はこの限りではない。

第10条(個人情報の提供)
個人情報は、以下の3項の場合の必要な範囲を除き、個人の同意なしに第三者に開示・提供してはならない。
  1. 発送業務等の外部委託
  2. 他団体と合同の組織を形成し、その運営に参画している場合
  3. 公的機関から法的根拠をもって開示を求められた場合

第5章 個人情報の管理


第11条(個人情報の正確性の確保)
個人情報は、可能な限り正確かつ最新の状態で管理されなければならない。

第12条(情報主体本人からの要求に対する措置)
情報主体本人から個人データについて、開示、訂正、削除および利用停止の要求がある場合には、合理的な期間で応じなければならない。

第13条(安全性の確保)
個人情報への不当なアクセスまたは個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等の危険に対して、技術面および組織面において合理的な安全対策を講ずるものとする。

第14条(削除および消去)
削除および消去にあたっては、目的外利用または第三者に利用されないような措置をとらなければならない。

第15条(委託先の監督)
個人情報を利用する業務の全部または一部を外部に預託する場合は、その預託された個人情報の安全管理が図られるよう、十分な個人情報の保護水準を提供できる者を選定し、契約等の法律行為により、個人情報に関する秘密の保持、目的外利用の禁止、再提供の禁止および事故時の責任分担等を担保するとともに、預託を受けたものに対し必要かつ適切な監督を行なわなければならない。


第6章 苦情処理


第16条(苦情の受付)
情報主体からの個人情報に関する苦情については総務担当職員をその窓口とし、適切に対応しなければならない。


第7章 組織および実施責任


第17条(統括管理者の設置)
本規則を遵守し、実践するため、個人情報の統括管理者を置く。 2. 統括管理者は、他の職員および従事者を指示、監督し、これらとともに個人情報保護管理体制の維持に努めるものとする。

第18条(統括管理者の責務)
統括管理者は、他の職員および従事者に本規則を理解させるとともに、これを遵守させるためのコンプライアンス・プログラムの策定および周知徹底等の措置を実施する。

第19条(教育・研修など)
統括管理者は、定期的に職員および従事者に対し、個人情報管理に関する基本方針を周知させ、個人情報管理関連の法規・制度等の知識を広めるため、必要な教育研修を行なう。


第8章 監査


第20条(監査)
この規則が適切かつ有効に実施されているか否か等の監査を行なうため、監査責任者を置き、定期的に監査を実施しなければならない。

第21条(監査責任者の責務)
監査責任者は、監査結果を報告するとともに、監査結果を考慮して、この規則の実施に必要な措置について意見を具申するものとする。


第9章 付則


第22条(改訂)
本規則は理事会の承認をもって改定することする。

第23条(施行)
本規則は、平成17年4月1日から施行する。

「個人情報の保護に関する法律」施行に伴うJAHAの取り組みについて
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